Elektronisk faktura benyttes av de fleste virksomheter i dag. Likevel er det flere som kvier seg for overgangen fra papirformat til kun å benytte seg av elektronisk fakturering. Man finner alltid grunner til å vente ett år til … vi har grunnene til at du bør gjøre det i dag. Her er 6 fordeler med elektronisk faktura du bør kjenne til.
For ikke mange år siden var man nødt til å sende alle fakturaer per post. Dette er det mange ulemper med, blant annet at brev ikke kommer frem til mottaker og ikke minst at det krever mye logistikk innad i bedriften. Det er dermed mange argumenter som taler for å velge elektronisk fakturering, fremfor papir-fakturering. Vi kunne nevnt flere enn de vi har listet opp her, men dette er hovedargumentene for å endre systemet.
1. Det vil bli unngåelig
Digitalisering skjer i alle bransjer, og det i høyt tempo! Dette er det mange fordeler med, men det krever litt. Det kan føles overveldende for den som enda ikke har slengt seg på bølgen. Elektronisk fakturering sparer miljøet og er både forbruks- og ressursbesparende. Dermed vil man ikke trenge å være spåmann for å si at vi sannsynligvis ikke vil gå tilbake til gamle synder.
Er det ikke bedre å gjøre arbeidet gradvis nå, enn å måtte kaste seg inn i siste liten når man ikke lenger har et alternativ?
Les også: Fordelene med å benytte seg av nettbaserte økonomisystemer
2. Mer effektivt
Håndtering av inngående og utgående fakturaer er tidskrevende arbeid i de fleste bedrifter. Dersom man effektiviserer dette vil man kunne bruke mer tid på andre ting – for eksempel bedriftens kjernevirksomhet! Om man i tillegg bruker et nettbasert økonomisystem får man bedre samhandling mellom bedriften, dens kunder og bedriftens regnskapsfører. Effektivt – enkelt og greit!
3. Sikker lagring
Digital bilagshåndtering fører til sikker lagring. Om du er bokføringspliktig må alle bilag lagres i 5 år. Det stilles ingen krav til akkurat hvilket format du skal benytte deg av for lagring, men om du velger å lagre elektronisk vil du kunne være helt trygg på at du ikke mister dyrebare dokumenter.
Dersom det mot all formodning skulle oppstå brann i lokalene eller lignende vil alle bilag ligge trygt lagret i skyen istedenfor i askehaugen.
Les også: Grunner til å vurdere regnskapsfører
4. Tilgang overalt
Ved å fakturere elektronisk og 100% papirløst vil du ha tilgang overalt, og dermed kunne jobbe uansett hvor du er. De fleste har tilgang til Internett uansett hvor man går, og dermed vil du slippe å reise til kontoret eller lignende bare for å sjekke opp den ene lille tingen du måtte gjøre før du tar helg.
Dersom du i tillegg bruker et økonomisystem med en innebygget fakturamodul kan du sende dine elektroniske fakturaer ute på oppdrag, og det vil automatisk bli ført inn til regnskapet!
5. Mulighet til å kunne fakturere alle
De fleste offentlige virksomheter sier i dag nei til å ta imot fakturaer på papir eller e-post. Dette kan by på hodebry for en selvstendig næringsdrivende som ikke har mulighet til å sende EHF-fakturaer. EHF står for Elektronisk Handelsformat og du vil være nødt til å kjenne til dette akronymet dersom du skal fakturere kommuner eller andre offentlige institusjoner.
6. Raskere leveringstid – Sikrere sending
Tanken om å skulle gå fra «Har du mottatt faktura?» til «Du har mottatt en faktura» er ganske oppløftende. Du slipper at noe blir borte i posten, at den har havnet på gulvet et sted eller bare blitt kastet. Det er også langt enklere å sende ut elektronisk faktura enn brev.
Har du spørsmål eller ønsker hjelp til regnskap og lønn for ditt foretak, ta kontakt med oss for et uforpliktende tilbud!
