Hvor lenge må du egentlig spare på regnskapet?

Er du redd for å gjøre noe feil og miste viktige papirer? Her er det viktigste du må vite når det kommer til lagring og oppbevaring av regnskap.

Tidligere var man nødt til å oppbevare regnskapsdokumenter i minimum 10 år. Det er lenge for de fleste å holde styr på alle papirene. Heldigvis kom det en endring til bokføringsloven i 2015, som nå lar de fleste redusere denne tiden til 5 år. Deilig tenker du kanskje nå, men vær oppmerksom på at dette ikke gjelder alle og enhver.

 

Dette er unntakene

Det finnes fremdeles bransjer som er pliktet til å oppbevare en del materiell i hele 10 år. Under disse bransjene inngår blant annet:

  • Oljeindustrien må forholde seg til tidligere regler som sier at Norske foretak må ta vare på alle bilag i minimum 15 år. Utenlandske foretak på norsk sokkel slipper litt billigere unna med plikt om å lagre alt i 10 år.
  • Kunde- og leverandørers kontoer for bank og finansforetak, samt tilhørende regnskapsmateriell må fremdeles følge gamle regler for lagring, altså lagring i 10 år.
  • Bygg- og anleggsbransjen må ta vare på prosjektregnskaper i henhold til de eldre reglene for oppbevaring, det vil si 10 års lagring.
  • Kjøpsdokumenter for fast eiendom skal som tidligere også oppbevares i 10 år fra utgangen av regnskapsåret.

Er du usikker på om din bedrift inngår i en av disse bransjene? Da bør du ta kontakt med regnskapskonsulenter som kan hjelpe deg med å vurdere nøyaktig hvilke regler som gjelder for deg.

 

Hvilke regler gjelder ved avvikling eller konkurs

Når en bedrift avvikles eller går konkurs, kan det være vanskelig å vite hva man bør gjøre med regnskapsdokumentene. Kaster man alt ut vinduet, nå som det i teorien ikke lenger er behov for dokumentasjonen? Det må du ikke finne på! Dersom den bokføringspliktige bedriften avvikles eller går konkurs, gjelder faktisk fortsatt oppbevaringstiden gitt den bestemte bedriften.

Skattedirektoratet kan derimot gi tillatelse til redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale ved søknader dersom de oppfyller visse krav. Går du gjennom avvikling eller konkurs, kan det derfor være lurt å kontakte skattedirektoratet for å vite om du kan redusere oppbevaringstiden for dine dokumenter.

 

Oppbevaring

Det skal alltid være mulig å kontrollere regnskapsdokumentasjon innenfor oppgitt lagringstid. Dette betyr at oppbevaringen må skje på en sikker og forsvarlig måte, uten mulighet for parter å endre dokumentene i etterkant, miste eller slette dem. For mange vil det være utrolig mye lettere å oppbevare slike dokumenter elektronisk. Det vil da bli enklere å holde oversikten, ta mindre plass og lagres sikkert.

 

Elektronisk lagring

Dersom regnskap skal lagres elektronisk, må det foreligge en sikkerhetskopi av dokumentene. Her er det viktig å ta regelmessig back-up, enten til en minnepenn, server eller noe annet. Denne kopien kan du heller ikke oppbevare sammen med originalfilene. Dersom noe skulle skje med disse, vil nemlig også kopiene være i fare. Vær alltid sikker på at lesbarheten på kopiene er god, og kontroller at du har kopiert alt dersom nye dokumenter blir lagt til originalfilene.

 

Hold deg oppdatert

Husk at regler alltid kan endre seg, og at dette også gjelder regler for oppbevaring av regnskapsdokumenter og for ulike bransjer. Pass derfor på å alltid holde deg oppdatert på hva som gjelder, slik at du kan tilpasse deg nye forskrifter dersom disse skulle komme til å påvirke deg i fremtiden. For sikker lagring av regnskapet, samt viten om at din bedrift har alt på det rene, kan det være en idé å kontakte regnskapskonsulenter. Her får du hjelpen du trenger, slik at du kan jobbe med avslappede skuldre.

 

Kontakt oss