Innleveringsguide

Vi har laget en enkel guide slik at våre kunder vet nøyaktig hva som forventes før bilagene leveres. Vi må ha gode rutiner og ryddig levering av bilag for å kunne være effektive og holde på våre lave priser.

Praktisk informasjon før du går i gang
Alt som skal i regnskapet (alle bilag) ender opp som pdf-dokumenter i Tripletex. Man får best kvalitet/oppløsning dersom det som skannes/fotograferes er innenfor omfanget av et A4-ark. Dersom en kvittering er lengre enn et A4-ark, bør den klippes i to deler før disse skannes ved siden av hverandre.

Husk å gi dine tilleggskommentarer!
Hvis det ikke går klart frem av bilaget hva det gjelder,  du skrive en kommentar på eller ved siden av bilaget der du forklarer hvorfor dette hører hjemme i regnskapet. Slike kommentarer bør være korte og konsise, og samtidig gi mening for regnskapsføreren og ikke minst kontrolløren fra Skatteetaten ved et eventuelt bokettersyn. Reise, diett og representasjon skal alltid kommenteres.

1. SKANNING – UTSTYR

Til skanning av bilag kan du godt bruke skanneren eller multifunksjonsskriveren du allerede har. Dersom du ikke har slikt utstyr fra før anbefaler vi deg å gå til anskaffelse av en rimelig skanner eller multifunksjonsskriver som kan skanne til pdf-format. Det enkleste er å kunne skanne inn og sende papirbilagene direkte til din unike e-postadresse, dittfirmanavn@ebilag.com i én og samme prosess. Som et alternativ til skanner, kan du laste ned en skanne-app som lar deg digitalisere papirbilagene rett fra mobiltelefonen eller nettbrettet ditt.

2. OPPLASTINGSMETODE

Det finnes to metoder for å få bilag inn i Tripletex:

a) E-post: Send en e-post med pdf-vedlegg direkte til din egen bilagsmottakadresse i Tripletex (typisk: dittfirmanavn@ebilag.com).

b) Opplasting: Logg inn i Tripletex, gå til Bilag/Bilagsmottak og trykk på «Last opp». Finn de aktuelle pdf-ene og last opp.

3. FREMGANGSMÅTE

Hvor ofte skal jeg sende inn bilag?
Du kan skanne eller laste opp alle bilag og kontoutskrifter løpende, dvs. som en fast daglig/ukentlig rutine, eller alt samlet én gang annenhver måned.

Hvordan har jeg kontroll på hva som er skannet og hva som gjenstår?
Dokumentene du har skannet/lastet opp må du fortløpende arkivere i en egen boks eller mappe. Det er svært viktig at du ikke skanner samme bilag flere ganger, da dette kan skape betydelig merarbeid for regnskapsføreren. Når bilagene befinner seg inne i Tripletex kan originalene etter hvert kastes. MEN: regnskapsføreren må kvalitetssikre bilagene før du kaster originalen. Dersom et bilag er utydelig/uleselig må det skannes på nytt. Ta derfor vare på bilagene til du får klarsignal fra regnskapsfører om at det kan kastes.

Gi beskjed når bilagene er levert
Når alle bilag og kontoutskrifter er lastet opp, sender du en e-post til din regnskapsfører der du bekrefter at bilag for perioden er levert. Vi ønsker å ha inn bilag innen 10 dager etter terminens utløp.

4. HVA SKAL SKANNES/LEVERES?

4.1 Utgående fakturaer (fakturaer til dine kunder)
Som oftest har du disse i pdf-format fra før. Last filene inn i Tripletex ved hjelp av metode a) eller b) i punkt 2 ovenfor. Merk: Så snart du har fått tatt i bruk Tripletex vil du begynne å fakturere direkte fra systemet. Da vil du slippe å laste opp/skanne inn disse.

4.2 Inngående fakturaer (fakturaer fra dine leverandører)
Alle sider av papirfakturaer må skannes inn. I noen tilfeller finnes side 2 på baksiden av side 1. Pass på at alle sidene kommer med! Selv om du har fått purring og/eller inkassovarsel, må vi fremdeles ha den originale fakturaen som dokumentasjon i regnskapet.

4.3 Kvitteringer
NB! Påfør signatur/initialer direkte på kvitteringen. Skann kvitteringen din og få det inn i Tripletex ved hjelp av metode a) eller b) (punkt 2 ovenfor). Dersom det er behov for en kommentar til kvitteringen (f.eks. ved reise/diett/representasjon), må denne skrives direkte på eller ved siden av kvitteringen før skanning. Det er dessverre ikke tilstrekkelig å kommentere i kommentarfeltet i Bilagsmottaket inne i Tripletex. Årsaken er at dette feltet er redigerbart i ettertid, noe som svekker dokumentasjonens kvalitet.

Kvittering fra kortterminal er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Pass på at du også får med kvitteringen fra kassen når du handler. Når du er på reise, er det viktig at du påfører hvor reisen gikk og hva den ble gjort i forbindelse med. Dette gjelder også diett. Ved representasjon skal det også påføres hvem som var til stede under måltidet. Det er en forutsetning for fradragsretten at du betaler for både deg selv og den/de du har hatt møte med. Kommentarene er til alle potensielle lesere av regnskapet, og de skal være korte, konsise og meningsbærende.

Ansattutlegg
Beskrivelse av hvordan du registrerer et ansattutlegg i systemet finner du ved å trykke her.

Reiseregning
Beskrivelse av hvordan du registrerer en reiseregning i systemet finner du ved å trykke her.

4.4 Kontoutskrifter
Det er viktig at du har en egen konto som kun brukes til firmaet. Her betaler kundene inn fakturaene du har sendt ut, og du betaler dine regninger herfra. Dersom det finnes bankkort tilknyttet firmakontoen er det viktig at alle kjøp som gjøres med kortet er relevante for virksomheten, og at kjøpene dokumenteres med kvittering.

En kontoutskrift er en månedlig oversikt over alt som er gått ut og inn på kontoen din. Kontoutskriften viser også inngående og utgående saldo for hver måned. En utskrift over betalinger til diverse leverandører er ikke en kontoutskrift. Vi trenger en komplett oversikt over alt som har skjedd på kontoen. Ofte legger banken disse utskriftene i postkassen eller arkivet i nettbanken noen dager etter at måneden er over.

4.5 Årsoppgaver
I januar hvert år sendes det ut årsoppgaver fra banker, kredittinstitusjoner, arbeidsgivere og flere andre. Vi trenger denne dokumentasjonen når vi utarbeider ligningspapirene for innehavere av enkeltpersonforetak, eller selvangivelsen for aksjeselskap og andre foretaksformer. I private selvangivelser kommer det en del forhåndsutfylt informasjon som vi sjekker opp mot årsoppgavene dine. For selskaper handler årsoppgavene mye om at vi må dokumentere og kvalitetssikre tallene i regnskapet.

Husk derfor å få med:
Lønns- og trekkoppgaver fra arbeidsgivere
Årsoppgaver for gave til organisasjoner
Årsoppgaver fra bank
Årsoppgaver fra kredittkort
Årsoppgave fra lånekassen
Selvangivelse fra forrige år (dersom du er ny kunde)