v_frilans%20png

Innleveringsguide

Vi har laget en enkel guide slik at våre kunder vet nøyaktig hva som forventes før bilagene leveres. Vi må ha gode rutiner og ryddig levering av bilag for å kunne være effektive og holde på våre lave priser.

1. SKANNING – UTSTYR
Det enkleste er å benytte Tripletex-appen, der du kan ta bilde og sende det direkte til bilagsmottaket. Har du en skanner eller multifunksjonsskriver, eller du laster ned en skanne-app, fungerer det også fint.

Da kan bilagene sendes til din unike e-postadresse i Tripletex, som vanligvis er dittfirmanavn@ebilag.com.
Innleveringsguide%20view%20frilans
2. OPPLASTINGSMETODE
Det er i utgangspunktet to metoder for opplasting av bilag:

a.  E-post: Send en e-post med pdf-vedlegg direkte til din egen e-postadresse i Tripletex (som regel dittfirmanavn@ebilag.com). Etter å ha sendt over en del bilag, kan det være lurt å logge inn i Tripletex for å kontrollere at bilagene faktisk er på plass i bilagsmottaket. Det kunne jo være at feil mailadresse er benyttet eller at noen av bilagene har feil format.

b.  Opplasting: Logg inn i Tripletex, gå til Bilag/Bilagsmottak og trykk på «Last opp». Finn de aktuelle pdf-ene og last opp.



3. FREMGANGSMÅTE

Hvor ofte skal jeg sende inn bilag?
Du kan skanne eller laste opp alle bilag og kontoutskrifter løpende eller som en fast daglig/ukentlig rutine. Det er også mulig å levere alt samlet i forkant av innleveringsfristen.

Hvordan har jeg kontroll på hva som er skannet og hva som gjenstår?
Dokumentene du har skannet/lastet opp bør du fortløpende arkivere i en egen boks eller mappe. Det er svært viktig at du ikke skanner samme bilag flere ganger, da dette kan skape betydelig merarbeid for regnskapsføreren. Når bilagene befinner seg inne i Tripletex, kan originalene etter hvert kastes. MEN: regnskapsføreren må kvalitetssikre bilagene før du kaster originalen. Dersom et bilag er utydelig/uleselig, må det skannes på nytt. Ta derfor vare på bilagene til du får klarsignal fra regnskapsfører om at det kan kastes eller til etter at fjorårets regnskap og skattemelding er ferdigstilt.

Gi beskjed når bilagene er levert
Når alle bilag og kontoutskrifter er lastet opp, sender du en e-post til din regnskapsfører der du bekrefter at bilag for perioden er levert. Vi ønsker å ha inn bilag innen 10 dager etter terminens utløp.


4. HVA SKAL SKANNES/LEVERES?


Utgående fakturaer (fakturaer til dine kunder)
Fakturerer du fra Tripletex, trenger du ikke tenke på dette. Da er fakturaene allerede lagret i systemet. Fakturerer du fra et annet system, må fakturaene sendes over/lastes opp til bilagsmottaket.

Inngående fakturaer (fakturaer fra dine leverandører)
Alle sider av papirfakturaer må skannes inn. I noen tilfeller finnes side 2 på baksiden av side 1. Pass på at alle sidene kommer med! Selv om du har fått purring og/eller inkassovarsel, må vi fremdeles ha den originale fakturaen som dokumentasjon i regnskapet.

Kvitteringer
NB! Påfør signatur/initialer direkte på kvitteringen. Skann kvitteringen din og få det inn i Tripletex ved hjelp av en av opplastingsmetodene nevnt ovenfor. Dersom det er behov for en kommentar til kvitteringen (f.eks. ved reise/diett/representasjon), må denne enten skrives direkte på kvitteringen før skanning eller i tekstboblen for hvert enkelt bilag i bilagsmottaket i Tripletex. Det er dessverre ikke tilstrekkelig å kommentere i kommentarfeltet i bilagsmottaket. Årsaken er at dette feltet er redigerbart i ettertid, noe som svekker dokumentasjonens kvalitet.

Kvittering fra kortterminal er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Pass på at du også får med kvitteringen som viser hva du har kjøpt. Når du er på reise, er det viktig at du påfører hvor reisen gikk når dette ikke fremkommer av bilaget (f.eks. ved taxi- eller Ruter-kvitteringer). Det skal også kommenteres i hvilken forbindelse reisen ble gjort. Dette gjelder også diett. Ved representasjon skal det i tillegg påføres hvem som var til stede under måltidet. Det er en forutsetning for fradragsretten at du betaler for både deg selv og den/de du har hatt møte med. Kommentarene er til alle potensielle lesere av regnskapet, og de skal være korte, konsise og meningsbærende.


Ansattutlegg
Beskrivelse av hvordan du registrerer et ansattutlegg i systemet finner du ved å trykke her.

Reiseregning
Beskrivelse av hvordan du registrerer en reiseregning i systemet finner du ved å trykke her.

Kontoutskrifter
Det er viktig at du har en egen konto som kun brukes til firmaet. Her mottar du penger fra dine kunder, og fra denne kontoen betaler du firmaets inngående fakturaer. Dersom det finnes bankkort tilknyttet firmakontoen, er det viktig at alle kjøp som gjøres med kortet er relevante for virksomheten og at kjøpene dokumenteres med kvittering.

En kontoutskrift er en månedlig oversikt over alt som er gått ut og inn på kontoen din. Kontoutskriften viser også inngående og utgående saldo for hver måned. En utskrift over betalinger til diverse leverandører er ikke en kontoutskrift. Vi trenger en komplett oversikt over alt som har skjedd på kontoen. Ofte legger banken disse utskriftene i postkassen eller arkivet i nettbanken noen dager etter at måneden er over.


Årsoppgaver
I januar hvert år sendes det ut årsoppgaver fra banker, kredittinstitusjoner, arbeidsgivere og flere andre. Vi trenger denne dokumentasjonen når vi utarbeider ligningspapirene for innehavere av enkeltpersonforetak eller skattemeldingen for aksjeselskap og andre foretaksformer. I private skattemeldinger kommer det en del forhåndsutfylt informasjon som vi sjekker opp mot årsoppgavene dine. For selskaper handler årsoppgavene mye om at vi må dokumentere og kvalitetssikre tallene i regnskapet.

Dette kan være aktuell dokumentasjon:

Lønnssammenstilling fra arbeidsgivere
  • Årsoppgaver for gave til frivillige organisasjoner
  • Årsoppgaver fra bank
  • Årsoppgaver fra kredittkort
  • Årsoppgaver fra lånekassen
  • Årsoppgaver fra aksjefond o.l.
  • Skattemelding fra forrige år (dersom du er ny kunde)

Har du spørsmål? Kontakt oss